文、菜鳥編

響應環保節省紙張，現在需要透過手寫的表格也相對少了許多，加上網路的便利，多數的服務也轉移線上。直接透過表單填寫，或是下載Word等電子表格上傳方式來完成作業。但不曉得你有否過下面的經驗，對於設計不良的表單，修改格式花的時間比填寫資料還要長。用說的你可能無法理解，可以看下面的例子，除了跑位之外，格式整個看起來也不舒服。

表單的設計就是希望對方能照著格式填寫，以達到資料的統一性。但總是事與願違，你給十個人，有時候回傳還可能收到11種格式(1個人給你上傳2種不同的內容)，今天就來分享當用Word設計填寫式的表格時，有那些技巧可以讓你的表單更貼切使用者。

技巧一、妥善使用表格設計

從開頭給大家看的案例，可以發現2個問題點，
1. 項目名稱沒有對齊
2. 底線會因為輸入內容變動位置

以上的兩個問題，只要透過表格方式來處理，就可以解決這煩人的問題了。

項目名稱的對齊：
將名稱欄位使用「分散對齊」就可以完成對齊的效果。

底線部分的問題，只要將表格框線僅留下右方輸入文字的部分，來充當下底線的效果。

當然，沒有獨立將冒號也是可以，只是完成平均分布後，還需要自行用空格來調整。

技巧二、使用核取方塊內容控制項

選項的勾取在表格中相當常見，但相信我，不知道怎麼把選項框變成有勾選狀態的大有人在，所以別再別符號方式給對方填寫了，這邊就來教大家另一個更好的方式，就是使用控制項。

相信很多人對控制項相當陌生，控制項主要可以協助我們將資料結構化，開啟方式需先到「自訂功能區」中設定。

將「開發人員」的選項勾起。

將表格中的方框以核取方塊內容控制項替代掉,可以看到當滑鼠點擊時，就會有換的效果出現。

如果想要更改勾選成功的樣式，可在「屬性」中修改。

技巧三、使用下拉式方塊內容控制項

為了使資料的統一性，內容可以設定成下拉選單讓使用者選取，避免認知上的不同，有不一樣的回覆方式，例如科系，企管系、企業管理系，雖然大家都知道是相同意思，但就會有不一樣的回覆方式。

這邊有兩個非常相似的下拉控制項，一為「下拉式方塊內容控制項」，另一個是「下拉式清單內容控制項」。兩者的差別在於是否選取完後可以修改。

新增清單選項一樣是透過「屬性」來設定。

下圖中上方為「下拉式方塊內容控制項」，下方是「下拉式清單內容控制項」。可以看到當我選定好後，如果是下拉方塊內容控制項就可以在修改內容。

控制項中還有其他好用的項目，這邊也就不再一一說明。

技巧四、預留表格位置

透過前面提到的控制項，我們就可以填性的使用項目讓內容可依照我們要的方式呈現。不過，有些欄位還是會有一些欄位是無法透過下拉或是勾選方式設定。例如，學號、地址、電話等等......。不過這些欄位大致上都可以預先抓出範圍，例如學號可能就是固定九碼，手機號碼就是10碼…，所以可別設計出如下面狀況的表單來。

另一種狀況就是多行輸入，如果要預留輸入的空間，可別使用太多換行，以免使用者還要重新刪除你的換行。

直接調整高度即可。

在設計時，建議可以先假設一組資料輸入來確認正確的位置，不過可別抓得太過剛好，還是要預留一些彈性空間調整。

技巧五、保護表單

辛辛苦苦地將內容與控制項都設計完，當然不希望表單能讓被修改。這邊就可以透過「限制編輯」的方式來避免，從下面動畫可以看到，當「限制編輯」時，原本的表格也會無法輸入。

解決的方式就是，統一都使用控制項目來讓對方回覆。

相信經過這一次，應該就會對Word中的控制項有比較深入的了解。下次如果有需要製作表單時，不妨透過這次的教學試試看，讓你的資料表更貼切使用者，如果你覺得這篇文章很實用，也別忘了分享給你的親友們，相信對他們一定很有幫助！

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